Software für Leasing-Rückläufer: Hunderte Fahrzeuge pro Monat strukturiert disponieren

Wer als Leasinggesellschaft jeden Monat 200, 500 oder 1.500 Rückläufer abwickelt, kennt das Problem: Excel skaliert nicht, allgemeine Logistik-Software ist überfrachtet, und das eigene Leasing-Verwaltungssystem ist für Verträge gebaut, nicht für Logistik. TransferFleet setzt genau bei der Logistik an: Aufträge erfassen, Fahrer disponieren, Übergaben digital dokumentieren. Die Software ist aus der Praxis von AVO Logistics entstanden, einem Dienstleister für Fahrzeugüberführungen.

Die Herausforderung: Leasing-Rückläufer-Logistik in 2026

Rückläufer fallen nicht gleichmäßig an. Vertragsenden verteilen sich über das ganze Jahr und über ganz Deutschland, und jedes Fahrzeug muss abgeholt, dokumentiert und an den richtigen Ort gebracht werden. Für die Disposition bedeutet das einen Aufwand, der häufig unterschätzt wird:

• Vertragsende-Termine sind weit gestreut, oft an unterschiedlichen Standorten in ganz Deutschland
• Jeder Rückläufer braucht eine saubere Zustandsdokumentation für die spätere Restwert-Bewertung
• Schäden müssen mit Fotos und Unterschrift nachvollziehbar festgehalten werden
• Die Logistik-Kette umfasst Auftraggeber, Disposition, Überführungsfahrer, Werkstatt oder Verwertung und Endkunde
• Externe Dienstleister müssen koordiniert werden, ohne dass der Überblick verloren geht
• Rückfragen zum Stand eines Fahrzeugs sollen ohne Telefonkette beantwortet werden können

Wer dieses Volumen mit Excel-Listen, E-Mail-Anhängen und Telefon-Disposition abwickelt, verliert schnell den Überblick. Fehlende Foto-Protokolle, falsche Zuordnungen und verzögerte Übergaben kosten Zeit und im Streitfall Geld.

Warum Standard-Logistik-Software bei Rückläufern scheitert

Lösungen wie SAP TM, Transporeon oder Oracle TMS sind für Container-Logistik, Lkw-Transporte und globale Supply-Chain-Aufgaben gebaut. Für die Überführung einzelner Fahrzeuge passen sie oft nicht gut:

Der Kern-Unterschied: Standard-Logistik-Software wurde für den Transport von Gütern gebaut. Bei einem Rückläufer geht es um ein einzelnes Fahrzeug, das abgeholt, im Zustand dokumentiert und übergeben werden muss. Genau auf diese Schritte ist TransferFleet ausgelegt.

Was TransferFleet für Leasinggesellschaften leistet

• KI-Auftragserfassung aus E-Mails: Anfrage-Mails werden ausgelesen (Fahrzeug, Kennzeichen, Abholung, Ziel, Termin), der Auftrag wird angelegt, die Disposition prüft und bestätigt
• Disposition mit Übersicht über offene und laufende Aufträge, Zuweisung an Fahrer und Live-Karte
• Fahrer-App nativ für iOS und Android, zusätzlich im Browser, mit Offline-Modus und Aufträgen per Push
• Digitales Übergabeprotokoll mit Pflichtfotos, Schadenskizze passend zum Fahrzeugtyp, Kilometerstand und Unterschrift per Touch
• Automatischer PDF-Versand des Protokolls per E-Mail
• Live-Tracking des Fahrers während aktiver Aufträge
• Subunternehmer-Verwaltung für externe Dienstleister
• Rechnungsmodul (optional, zu- und abschaltbar): Rechnung aus den Auftragsdaten erstellen und versenden
• Eigene Protokoll-Vorlage, eigenes Logo und eigene Farben
• DSGVO-konformes Hosting in Frankfurt (EU), AV-Vertrag inklusive

Workflow: Vom Vertragsende zur abgeholten Karosse

Schritt 1: Auftrag erfassen

Kommt die Abholanfrage per E-Mail, liest die KI-Auftragserfassung Fahrzeug, Kennzeichen, Abholung, Ziel und Termin aus und legt den Auftrag an. Die Disposition prüft die Daten und bestätigt. Alternativ legst du den Auftrag direkt im System an.

Schritt 2: Disposition

In der Übersicht siehst du alle offenen und laufenden Aufträge. Du weist den Rückläufer einem eigenen Fahrer oder einem Subunternehmer zu, die Live-Karte zeigt dir, wer gerade unterwegs ist.

Schritt 3: Fahrer-Auftrag

Der Fahrer bekommt den Auftrag per Push in die Fahrer-App, die es nativ für iOS und Android gibt und zusätzlich im Browser. Dort sieht er alle Angaben zur Abholung und zum Ziel.

Schritt 4: Zustandsdokumentation vor Ort

Am Übergabepunkt füllt der Fahrer das digitale Übergabeprotokoll aus: Pflichtfotos, Schadenskizze passend zum Fahrzeugtyp, zum Beispiel PKW oder Transporter, und Kilometerstand. Ohne Netz arbeitet die App im Offline-Modus weiter.

Schritt 5: Übergabe und Unterschrift

Die Unterschrift erfolgt per Touch auf dem Display. Das fertige Protokoll wird automatisch als PDF erzeugt und per E-Mail versendet.

Schritt 6: Transport zum Zielort

Während der Auftrag aktiv ist, sieht die Disposition den Fahrer per Live-Tracking. Rückfragen zum Stand lassen sich so ohne Anruf beim Fahrer beantworten.

Schritt 7: Abrechnung

Ist das Rechnungsmodul aktiviert, erstellst du die Rechnung direkt aus den Auftragsdaten und versendest sie. Wer seine Rechnungen anders schreibt, lässt das Modul einfach ausgeschaltet.

Aufträge anlegen: per E-Mail oder direkt im System

Viele Leasinggesellschaften verschicken Abholaufträge heute per E-Mail. Genau dort setzt TransferFleet an, statt einen Import-Prozess vorauszusetzen:

• Die KI-Auftragserfassung liest Anfrage-Mails aus: Fahrzeug, Kennzeichen, Abholung, Ziel und Termin
• Aus der Mail wird ein Auftrag angelegt, den die Disposition prüft und bestätigt
• Aufträge ohne Mail legst du direkt im System an
• Alle Aufträge landen in derselben Übersicht, unabhängig davon, wie sie erfasst wurden

Einen Massenimport per CSV oder Excel bietet TransferFleet nicht. Wenn ihr regelmäßig große Listen übergeben wollt, sprich uns an, dann schauen wir gemeinsam, wie sich das am besten abbilden lässt.

Zustandsdokumentation für Schadensgutachten

Bei Rückläufern entscheidet die Qualität der Zustandsdokumentation darüber, ob Schäden später belegt werden können. Wer Schäden zu spät entdeckt oder nicht nachweisen kann, trägt die Kosten im Zweifel selbst. Das digitale Übergabeprotokoll von TransferFleet umfasst:

• Pflichtfotos, die der Fahrer nicht überspringen kann
• Schadenskizze passend zum Fahrzeugtyp, zum Beispiel PKW oder Transporter
• Kilometerstand
• Unterschrift per Touch direkt auf dem Display
• Automatischen Versand des Protokolls als PDF per E-Mail
• 12 Monate Protokoll-Archiv
• Eigene Protokoll-Vorlage mit eigenem Logo und eigenen Farben

Mit einer eigenen Protokoll-Vorlage passt du das Protokoll an die Anforderungen eurer Schadensabteilung an. Was ihr konkret abfragen wollt, klären wir gern gemeinsam.

Zusammenspiel mit deinem Leasing-Verwaltungssystem

Fertige Anbindungen an Leasing-Verwaltungssysteme, Buchhaltungs- oder ERP-Software bietet TransferFleet nicht. Der Datenaustausch läuft über Wege, die in jeder Leasinggesellschaft ohnehin vorhanden sind:

• Eingang: Aufträge kommen per E-Mail, die KI-Auftragserfassung liest sie aus, oder sie werden direkt im System angelegt
• Protokolle: Das Übergabeprotokoll geht automatisch als PDF per E-Mail raus und kann so in eure Akte übernommen werden
• Rechnungen: Optional erstellst du die Rechnung direkt aus dem Auftrag
• Archiv: Protokolle bleiben 12 Monate in TransferFleet abrufbar
• Individueller Bedarf: Wenn ihr eine Anbindung braucht, sprich uns an

Kosten: Pakete nach Überführungen pro Monat

Die Pakete im Überblick:

Für Leasinggesellschaften mit mehr als 700 Rückläufern im Monat gibt es das Enterprise-Paket mit individuellen Konditionen, auf Wunsch mit eigener App im Firmennamen. Alle Details findest du auf der Preisseite. Testen kannst du TransferFleet 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

FAQ: Häufige Fragen von Leasinggesellschaften

Wie viele Rückläufer kann TransferFleet pro Monat verarbeiten?

Abgerechnet wird nach Überführungen pro Monat: Starter bis 30, Pro bis 150, Business bis 400, Business Plus bis 700. Über 700 Überführungen im Monat gibt es das Enterprise-Paket zu individuellen Konditionen. Die Anzahl der Fahrer ist in jedem Paket unbegrenzt.

Gibt es eine Schnittstelle zu unserem Leasing-Verwaltungssystem?

Fertige Anbindungen an Leasing-Verwaltungssysteme bietet TransferFleet nicht. Aufträge kommen per E-Mail, die KI-Auftragserfassung liest die Anfrage aus und legt den Auftrag an, oder sie werden direkt im System angelegt. Protokolle gehen als PDF per E-Mail raus, Rechnungen lassen sich optional aus dem Auftrag erstellen. Wenn ihr eine Anbindung braucht, sprich uns an.

Wie wird der Fahrzeugzustand für das Schadensgutachten dokumentiert?

Der Fahrer füllt in der Fahrer-App das digitale Übergabeprotokoll aus: Pflichtfotos, Schadenskizze passend zum Fahrzeugtyp, Kilometerstand und Unterschrift per Touch. Das fertige Protokoll wird automatisch als PDF per E-Mail versendet und bleibt 12 Monate im Archiv.

Was passiert, wenn ein Rückläufer im Funkloch übergeben wird?

Die Fahrer-App hat einen Offline-Modus. Der Fahrer kann ohne Netz weiterarbeiten, die Daten werden synchronisiert, sobald wieder Empfang besteht.

Können wir externe Dienstleister im selben System einbinden?

Ja. TransferFleet enthält in jedem Paket eine Subunternehmer-Verwaltung, mit der du externe Dienstleister im selben System führst wie deine eigenen Fahrer. Wie das für eure Abläufe am besten aussieht, besprechen wir gern mit dir.

Wo werden die Fahrzeugdaten gespeichert?

Die Daten werden DSGVO-konform in Frankfurt (EU) gehostet. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) ist inklusive.